Le Business Process Management renvoie, comme son nom l’indique, à des processus business. Et ne se limite pas aux seuls workflows documentaires. Mais de nombreuses idées reçues ont encore la vie dure.

Avis d’expert par Patrice Gauthier,Consultant Avant-vente Perceptive Software

BPM et workflow documentaire, même combat : Vrai et Faux

Ne nous faites pas dire ce que nous n’avons pas dit : à sa façon, le workflow documentaire entre bien dans la catégorie des processus métiers. Simplement, il s’articule autour d’un document, quelle qu’en soit son origine : facture, courrier papier, mail, fax, etc. Il est donc assez simple à mettre en œuvre puisqu’il s’agit de traiter l’information qu’il contient : intégration au SI, approbation, signature…

De façon plus large, on parlera de case management pour la gestion de processus métiers plus avancés. Auquel cas, le déclencheur du processus n’est pas forcément un document mais un appel téléphonique, une mise à jour de base de données ou encore une échéance arrivant à terme par exemple. Ainsi, en matière d’outil, si une solution de BPM complète est capable de prendre en charge des workflows documentaires, l’inverse n’est pas vrai.

Le BPM, un projet métier uniquement : Faux

Et surtout pas, oserait-on dire ! Certes, les directions métiers sont nécessairement à l’origine du besoin : ce sont leurs propres processus qui seront automatisés. Néanmoins, la mise en œuvre d’une solution globale de BPM ne se passera pas de l’intervention de la DSI. D’abord pour l’implémentation, l’exploitation et la maintenance de l’outil. Mais aussi et surtout pour son interfaçage avec le reste du SI, véritable valeur ajoutée d’un projet de BPM.

Quant à la maîtrise avancée de l’outil, la formation des utilisateurs ou encore la gestion des exceptions – l’une des principales difficultés rencontrées dans la mise en œuvre d’un projet de BPM -, les équipes de la DSI sont en règle générale les mieux placées.

De l’existant à l’automatisation, un jeu d’enfant : Faux

Passer d’un processus manuel, parfois issu d’habitudes de travail datant de nombreuses années, à un processus automatisé n’est pas si simple. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle, outre l’équipe projet, il est indispensable d’impliquer les futurs utilisateurs le plus en amont possible. C’est une véritable révolution dans la façon de travailler : plus ils auront le temps de s’habituer à l’outil, plus le projet a des chances d’aboutir et de proposer rapidement une forte valeur ajoutée.

Une implication des utilisateurs qui doit être aussi l’occasion de leur proposer des évolutions des processus en place. Une fois le projet lancé, pourquoi se limiter à la simple transposition de l’existant dans l’outil ? Le projet de BPM est tout indiqué pour remettre à plat certains processus et les revoir pour les améliorer. Ceci vaut également sur le long terme aussi d’ailleurs : le BPM ne fige pas les processus « dans le marbre » !

Mieux vaut commencer par les processus simples : Vrai

Personne n’aurait l’idée saugrenue de commencer une formation Excel par les tableaux croisés dynamiques. Ni une formation Word par une mise en forme complexe. En matière de BPM, c’est pareil : avant de s’attaquer aux processus les plus complexes et/ou les plus stratégiques, il est préférable de prendre l’outil en main.

Et pour cela, rien de mieux que des processus…simples et peu stratégiques ! A ce titre, les workflows documentaires font souvent d’excellents candidats car ils relèvent généralement de processus assez simples à mettre en œuvre.

De façon plus générale, il ne s’agit donc pas d’opposer workflow documentaire et BPM. Au contraire. Mais il est dans tous les cas préférable de disposer dès le départ d’une solution capable de traiter les processus complexes, afin de ne pas avoir à recommencer tout le nécessaire travail d’apprentissage lors d’un second projet…