Netapsys repense sa communication interne avec la « machine à café 2.0 »
Parallèlement à sa restructuration commerciale, Netapsys a mis en place un RSE interne visant à améliorer la communication entre ses collaborateurs et favoriser le développement de ses performances de groupe.
Paris, le 11 février 2013 – Netapsys, société d’ingénierie informatique spécialiste des nouvelles technologies, s’est dotée d’un Réseau Social d’Entreprise (RSE) destiné à soutenir sa nouvelle stratégie de développement. Conçu comme la « machine à café 2.0 » de la société, ce RSE permet à Netapsys de faciliter et d’accroître la cohésion entre ses collaborateurs en leur fournissant un outil de communication interne affranchi des contraintes géographiques et organisationnelles propres à une société multi-site.
Un contexte de croissance propice au changement
Avec un effectif et un chiffre d’affaires en constante augmentation, Netapsys est actuellement dans une phase de transition entre la petite structure qu’elle était il y a seulement quelques années et le groupe multi-site qu’elle est aujourd’hui. Ses objectifs stratégiques nécessitent désormais une plus grande synergie entre ses différentes agences pour homogénéiser son positionnement et son offre.
« Nous avons besoin de communiquer davantage et de façon plus transversale, explique Yoann Hébert, Président de Netapsys. Lorsque nous étions 15 dans un même bureau, nous avions facilement accès au bon interlocuteur au bon moment pour faire passer la bonne information. Et c’était souvent de manière informelle, autour de la machine à café. L’idée aujourd’hui, c’est de reproduire ce schéma mais à une nouvelle échelle, avec une nouvelle organisation et de nouveaux outils ».
Netapsys a donc choisi de repenser sa communication interne et de s’équiper d’un Réseau Social d’Entreprise (RSE). L’objectif : favoriser les échanges à tous les niveaux de la société et sur tous les types de problématiques, et faire vivre des communautés de collaborateurs autour de cette « machine à café 2.0 ».
RSE : un espace communautaire transverse
Netapsys a choisi le logiciel Connections d’IBM dont les nombreuses fonctionnalités répondent parfaitement à ses besoins : annuaire de groupe, publication d’informations et de documents, gestion de communautés, wiki, blogs, forums, signets, boîtes à idées… « C’est un véritable espace communautaire transverse qui permet aux collaborateurs de se rencontrer, d’échanger et de porter à la connaissance des équipes des informations de manière à la fois plus informelle et plus persistante que les canaux de communication traditionnels tels que l’e-mail » explique Yoann Hébert.
Le RSE permet ainsi plusieurs niveaux de formalisation de l’information :
– une communication informelle, à travers la publication de statuts ou de messages sur les « murs » ;
– une information plus structurée au sein de communautés d’intérêt, via les wikis, les blogs ou les forums ;
– une gestion électronique de documents, avec la mise à disposition de documents internes – règlement intérieur, guide d’entrée dans la société, documentations techniques, …
Avec ce RSE, Netapsys entend favoriser un mode de fonctionnement en interne plus transversal et plus réactif, où les collaborateurs peuvent échanger entre eux sur des problématiques partagées, quelle que soit leur localisation géographique, leur expertise ou leur position hiérarchique.
Un déploiement progressif pour une appropriation réussie
« Le RSE était techniquement assez simple à mettre en œuvre, explique Yoann Hébert. Le point sensible résidait dans la conduite du changement et dans la manière dont les utilisateurs allaient s’en servir et en retirer de la valeur ».
Netapsys a procédé en deux temps : un premier cercle restreint, constitué de directeurs d’agence et de responsables de pôles, a d’abord été sollicité pour tester l’outil pendant l’été 2012 en y injectant du contenu. Puis la plateforme a été ouverte à l’ensemble des collaborateurs à la fin de l’année 2012. « L’outil était déjà vivant, il y avait déjà de la matière », ce qui a vraisemblablement facilité sa prise en main.
Avec 1 500 nouvelles entrées dans l’outil moins d’un mois après son lancement et un nombre de communautés multiplié par trois, le RSE est assurément un succès ! Communautés techniques autour des technologies Java J2EE, .Net, PHP, communautés plus générales sur les méthodologies de gestion de projet, communautés pour l’organisation de sorties et d’événements… Les collaborateurs se sont rapidement approprié l’outil pour en faire leur plateforme de référence et se réunir spontanément autour de leurs expertises et de leurs centres d’intérêt.