Tibco tend vers le zéro papier grâce à Perceptive Content

L’expert en infrastructures IT a fait appel aux solutions de Perceptive Software pour son projet « PZP » Presque Zéro Papier !

Suresnes, le 18 décembre 2012 – Perceptive Software, l’éditeur mondial de solutions d’ECM et de BPM, annonce le déploiement de sa solution Perceptive Content au sein de Tibco, prestataire de services d’infrastructure IT. La dématérialisation des feuilles de temps et des notes de frais des collaborateurs de la société : la première étape d’un projet qui répond à un enjeu fort pour Tibco : réduire au maximum les processus papier afin d’atteindre d’ici fin 2013, son objectif : le « presque zéro papier », ou PZP.

Tibco : l’humain au cœur des métiers

Depuis sa création en 1985, Tibco conçoit et met en œuvre des prestations de services autour des infrastructures télécoms et des systèmes d’information. Expertise technologie et services managés notamment, auprès des grands comptes comme des PME. Toujours implanté à Nantes, le siège historique, Tibco dispose aujourd’hui de 86 points de présence répartis sur tout le territoire français, ainsi que des filiales en Pologne, en Slovaquie et au Maroc.

Au total, plus de 1.000 collaborateurs dont 700 itinérants en charge d’accompagner quotidiennement les clients de Tibco dans leurs enjeux d’infrastructures télécoms et système d’information. Pour gérer les temps de travail et les notes de frais d’une telle équipe, Tibco a décidé, au début de l’année 2012, de moderniser ses flux documentaires.

Gestion des temps et des notes de frais : un premier besoin

L’objectif de ce premier projet était précis : rationaliser, sécuriser et fluidifier la gestion des feuilles de temps, des notes de frais et des justificatifs associés. Dans un premier temps au sein de l’entité Tibco Services et de ses 370 collaborateurs, qui représente un périmètre limité malgré une certaine complexité (environ 1.700 justificatifs mensuels), afin de « tester » la solution et d’assurer la réussite d’un projet de dématérialisation plus global, le PZP.

Après la rédaction d’un cahier des charges précis, Tibco reçoit 7 réponses à son appel d’offres. « Sur un plan technologique, les approches étaient très différentes, se souvient Lydia Breton, DSI de Tibco. Après en avoir shortlisté 3, nous avons très vite été convaincus par la solution Perceptive Content, pour ses aspects non intrusifs et le Learn Mode qui permet une intégration à notre système d’information sans développement spécifique ».

En quelques semaines, l’interface Web de dépôt des documents et un pool de scanners sont déployés dans l’ensemble des agences du groupe. « Mais le déplacement en agence n’est pas obligatoire, tient à souligner la DSI. Nos agents peuvent également scanner leurs justificatifs chez eux s’ils disposent du matériel adéquat, ou encore plus simplement les photographier via leur smartphone et les envoyer sur l’interface ».

Et le résultat ne se fait pas attendre : oubliés les enveloppes T ou le courrier interne, les opérationnels se prennent au jeu et scannent ou photographient leurs documents avec la plus grande régularité. « Cela nous suffit, poursuit Lydia Breton. Nous n’exigeons pas l’envoi papier dans un second temps : nos agents les conservent s’ils le souhaitent mais ce n’est pas obligatoire ». D’autant que la fonctionnalité Content in Context de Perceptive permet de retrouver en un clic dans la barre des tâches le document justificatif, à quelque niveau du processus que ce soit.

Enfin, ce workflow dématérialisé, qui passe par le N+1 avant d’être orienté à la comptabilité, a aussi considérablement réduit les risques de pertes ou d’erreurs, et surtout les délais de paiement : dès le mois suivant l’envoi, toutes les notes de frais sans exception sont désormais remboursées aux agents.

Un projet global de dématérialisation, en 2 ans seulement

Après un tel succès, Tibco n’a pas l’intention de s’arrêter là. Déjà, la gestion des temps et des notes de frais du reste du personnel de l’entreprise est en cours. Après quoi, ce sera au tour de la dématérialisation des factures fournisseurs, puis des clients grands comptes par EDI, et enfin l’administration du personnel.

« A première vue, ce chantier peut paraître colossal, commente la DSI. Mais en réalité, grâce au Learn Mode et à l’accompagnement de Perceptive, nous nous donnons environ un an pour déployer l’ensemble de ces projets. Tout devrait être terminé fin 2013, et nous devrions alors avoir atteint notre objectif : le presque zéro papier ».
Un objectif ambitieux mais réalisable grâce à la souplesse et aux performances des solutions de Perceptive Software.

A propos de TIBCO www.tibco.fr
Créée en 1985, Tibco conçoit et met en œuvre des prestations de services autour des infrastructures télécoms et des systèmes d’information, pour des clients pme-pmi, middle-market et grands comptes segmentés autour de leurs usages.
Les prestations de services de Tibco sont orientées solutions d’expertise technologique et services managés. Avec un siège social à côté de Nantes, 86 points de présence en France, des filiales en Pologne, en Slovaquie et au Maroc, Tibco est présent 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 auprès de ses clients.