Le groupe Shell s’appuie sur Perceptive Intelligent Capture…

…pour la gestion de son centre de services partagés au niveau mondial, afin de gérer plus d’un million de pages de factures en plusieurs langues.

Suresnes, le 28 février 2013 – Dans le cadre du déploiement de la plateforme ERP SAP pour ses services partagés, le Groupe Shell a choisi la solution Perceptive Capture pour éliminer la facturation papier et la saisie manuelle que cela entraine.

Des attentes concrètes et complexes

Dans le cadre de ce projet, Shell s’est engagé dans une stratégie d’élimination des factures papier. La mise en place d’une technologie d’automatisation a été complexe, en raison de la diversité linguistique et des multiples exigences de reporting. De plus, la solution sélectionnée devait être associée à une proposition de valeur indiscutable pour les cinq parties concernées : les finances, la direction, les équipes techniques et des projets, la comptabilité fournisseurs et les clients et prestataires externes.

La solution devait également être facilement extensible afin d’offrir des opportunités d’innovation et d’amélioration des processus à long terme.

Une solution efficace et adaptée

Shell a tout d’abord mis en place une capture intelligente de données. Le groupe a sélectionné une plate-forme extensible pour l’extraction des données des en-têtes, ce qui lui a permis de réaliser des contrôles internes et de traiter rapidement les factures des nouveaux fournisseurs. Dès le départ, l’entreprise a atteint des taux d’extraction supérieurs à 90 %. Elle a donc retenu cette solution de capture pour les opérations de comptabilité fournisseurs se déroulant dans ses multiples sites dans le monde.

La capture intelligente de données a joué un rôle essentiel pour la centralisation des opérations de comptabilité fournisseurs dans son centre de services partagés de Manille. Elle a également facilité la mise en place d’un protocole standardisé mondial pour le traitement des factures dans SAP. A l’issue de cette initiative, l’entreprise pouvait traiter et rapprocher les données des lignes des factures et la base de données interne des commandes.
Elle a atteint ainsi un niveau élevé de traitement direct (c’est-à-dire, sans contact) pour les factures avec commande. De plus, les fonctionnalités de la plate-forme indépendante de toute langue, ont facilité le traitement des documents en provenance de différentes régions sur une plate-forme de données unique.

Des résultats fiables et mesurables

Actuellement, Shell utilise cette plate-forme et cette technologie dans le cadre de ses activités de comptabilité fournisseurs dans 108 unités opérationnelles installées dans 38 pays et traite environ un million de factures par an.

Shell appuie son déploiement mondial de SAP sur la capture intelligente de données. Le groupe compte sur ses fonctions pour traiter de multiples langues, d’innombrables formats de documents et un ensemble complexe de réglementations régionales, le tout sur une plate-forme unique, conforme aux exigences d’efficacité de son centre de services financiers partagés, qui est le plus grand au monde dans son genre. De plus, la capture automatisée apporte une plus grande maîtrise des processus de la comptabilité fournisseurs et permet ainsi de standardiser les traitements de règlement dans les autres services. La solution accélère les règlements, permet de profiter de remises pour paiement anticipé et réduit le risque d’erreur ou de versement en double

« Cette technologie de capture des données s’intègre parfaitement à nos opérations. Elle traite les nombreux fournisseurs qui ne peuvent pas adopter la facture électronique et elle comprend un outil Web de vérification qui simplifie la gestion des exceptions. Au départ, nous étions sceptiques quant à la capacité d’une quelconque technologie à traiter correctement de tels volumes, avec de telles variations, mais nous avons finalement mesuré l’importance de cet outil dans les gains d’efficacité des services partagés de Shell. » conclut Steven Braeden, responsable du budget et de la stratégie technique du groupe Shell.

A propos de Royal Dutch Shell
Royal Dutch Shell est un groupe international dont le siège est situé à La Hague, aux Pays-Bas. Il rassemble des entreprises du secteur de la pétrochimie et de l’énergie et emploie 90 000 salariés dans plus de 80 pays et territoires. Shell produit l’équivalent de 3,2 millions de barils de pétrole et de gaz naturel par jour et fournit des carburants pour véhicules à environ 10 millions de clients dans ses 44 000 stations-service. Ses revenus pour 2011 s’élèvent à 470 milliards de $. L’entreprise est n°1 du classement Fortune 500.